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【茨城県商工会連合会様】証明書類の発送業務を「Web商工会システム」で削減!市町村の商工会からの評判も上々

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【茨城県商工会連合会様】証明書類の発送業務を「Web商工会システム」で削減!市町村の商工会からの評判も上々

商工会連合会は、各都道府県単位で設置されている組織で、全国に1,620ある商工会に対する広域的なテーマや専門的なテーマについて支援をしています。商工会は、商工会法(1960年5月20日法律第89号)に基づく特別認可法人で、地域の事業者が会員となり地域商工業の発展や豊かな地域づくりのために活動を行う、地域に密着した唯一の総合経済団体です。

商工会が会員である小規模事業者等へ、リスク支援の一環として提供しているものの一つが「商工貯蓄共済制度」です。
これは、商工会員の相互扶助と組織的な福利厚生を目的とした制度で、「貯蓄積立」「生命保障」「融資」を組み合せた内容となっています。

この「商工貯蓄共済制度」を運用するため、長年にわたりアイネスの「貯蓄共済システム」をご利用いただいていたのが茨城県商工会連合会様です。
同連合会様では、市町村にある商工会についてもインターネットを介して利用できる「Web商工会システム」を新たに導入いただくことで、さらなる業務効率化を成功させました。
今回は、「Web商工会システム」の導入経緯や効果についてお話を伺いました。

【課題】
各商工会への発送コストやそれに伴う業務負担を低減したい

アイネスが商工会連合会向けに提供している「貯蓄共済システム」は、商工貯蓄共済事業に関わる、新規契約から満期までの「積立金管理業務」「保険契約管理業務」ならびに統計、会計、事業管理などの「付随業務」をトータルで支援するシステムとなっています。
しかし、市町村の商工会まではシステム導入が進んでいないことから、効果が限定的なものとなっていました。
具体的には、茨城県商工会連合会様では、貯蓄共済への加入や解約、満期などに伴い、各市町村の商工会へ各種帳票書類などを発送しています。これに伴うチェック作業や発送作業に大きな負担がかかっていました。
また、発送から到着までに日数を要する場合は、タイムラグが生じてしまう点もネックとなっていました。

Q. 「Web商工会システム」を導入するまでに抱えていた課題について、教えてください。

総務課長補佐 角田 智子様

総務課長補佐 角田 智子様

角田様:貯蓄共済システムだけでは、非効率な業務が残っていました。
例えば、各市町の商工会からはシステムに接続できないため、貯蓄共済に加入している加入者台帳や各種帳票・残高証明書など、毎月2回、各商工会へ送る必要がありました。
1回目の発送では段ボール箱1つ分、2回目は封筒1つ分の書類を発送していました。
茨城県商工会連合会には現在43商工会がありますが、平成の大合併前は倍近い80商工会がありました。特に月初めの発送作業は、総務部人員総出にて約2時間かけて行い、発送コストも含め大きな負担となっていました。

萩原様:また、当会からの発送以外に、各市町村から届く新規申込書の記入もれなどのチェック作業にも時間を要していました。

深谷様:貯蓄共済の取りまとめを行っているのは当会ですが、会員向け共済の勧誘や満期時の支払いの窓口となっているのは各商工会です。そのため、商工会が利用できるシステムがないとメリットが十分に発揮されません。そこで、当時、総務部長であった住谷事務局長から『作業の効率化を図るための導入』の後押しがあり、当会が費用を持つかたちで「Web商工会システム」を導入する運びとなりました。

【選定・導入】
他社製品と比較した結果、既存フォーマットをそのまま使えること、これまでに培った信頼関係からアイネスを選定

今回、インターネット経由で利用可能な「Web商工会システム」の選定にあたり、茨城県商工会連合会様は他社のシステム2製品と比較検討されました。その結果、帳票類の既存フォーマットに変更なくそのままお使いいただけること、これまでのアイネスからのサポートを評価いただき、「Web商工会システム」を選定いただきました。

Q. アイネスの「Web商工会システム」をお選びいただく決め手となったのは、どのような点でしたか?

事務局次長 益子 克典様

事務局次長 益子 克典様

益子様:アイネスさんへは、私がまだ着任する前、40~50年ほども前から貯蓄共済の計算を委託しており、その後、「貯蓄共済システム」を導入し、契約を更新してきました。当会では、さまざまな契約を5年ごとに見直し、契約を更新するかどうかを判断しています。やはり、フォローアップが悪いと契約を終了することになってしまいます。その点、アイネスさんは対応が早く、丁寧で親切ですので、ここまで契約を更新してきました。

角田様:私は、前任者から詳細な引き継ぎがないまま担当となったため、1から丁寧に教えていただきアイネスさんの担当者に大変お世話になりました。そして、後任者への担当替えの際にも、スムーズな引き継ぎができたことは今でもとても感謝しています。

萩原様:各市町村の商工会にはシステムに不慣れな職員も多く、導入時の混乱が予想されました。そこで、導入説明会を実施し、課長補佐より「Web商工会システム」のメリットとデメリットを伝えたことと、アイネスさんによる稼働時の「ヘルプデスク開設」もあって、各市町村の商工会から導入に対する反対意見は出ませんでした。

【成果】
帳票類の発送にかかるチェック・発送作業と発送コストを削減!市町村の商工会からの評判も上々

「Web商工会システム」の導入後は、各市町村の商工会への毎月の帳票書類の発送作業がなくなり、これに伴い、出力した各種帳票書類のチェック作業や発送作業を削減できました。もちろん、発送コストも大幅にカットでき、何よりもスピーディに情報を送れるようになったことについて、各市町村の商工会からも高い評価を得ています。

Q. 導入後の成果について教えてください。

総務課長 深谷 和宏様、総務課主任 萩原 美奈子様

総務課長 深谷 和宏様、
総務課主任 萩原 美奈子様

深谷様:実際に貯蓄共済の加入窓口となっているのは各市町村の商工会なので、商工会担当者が加入に対して即対応できるようになったことが一番大きな成果だと捉えています。

萩原様:「Web商工会システム」の導入後は、契約内容の照会などを、商工会が直接システムに接続して行えるようになったため、毎月、各市町村の商工会へ送付していた帳票類のチェックや仕分け、発送のための作業がなくなり、負担を軽減できるようになりました。また、発送をしなくなった分、費用も削減できました。

角田様:商工会によっては「紙ベースで保存しておかないと心配」というところもあるようですが、基本的には電子ファイルで保存するように推奨しています。このため、検索性も上がっています。情報がスピーディに届くようになったことを歓迎する声が多く、思っていたよりも反応が良いです。こんなことならもっと早く導入すれば良かったと後悔しました。

益子様:各商工会から届く新規申込書の記入もれなどのチェック作業についても、「Web商工会システム」導入後は、紙の申込書からシステムへの入力へとフローが変更されました。入力もれなどがあった場合にはエラーが表示されるようになったため、チェック作業がかなり軽減されました。

茨城県商工会連合会様の担当者より

アイネスの「Web商工会システム」・「貯蓄共済システム」は18団体に導入いただいています。導入いただいているユーザ様からの要望をシステムに反映しているため、使い勝手の良さが特長です。実際に「実現したいことができる」との声も多数いただいています。

茨城県商工会連合会様での導入の際に最も印象的だったのは、打ち合わせで常に活発な意見の交換が行われ、より良い解決策を見つけ出すことができたことです。
また、ご担当様と上席との間でも、同様に活発な意見のやりとりが行われ、階層を超えたコミュニケーションで風通しの良さが伝わってきました。

活発な意見交換は、新たな視点やアイディアを生み出す原動力です。これからも、このようなオープンで活発なコミュニケーションを大切にし、お客様と共にソリューションを創り上げていきたいと思います。

【お問い合せ先】
今回、ご紹介しましたアイネスの「Web商工会システム」について、より詳しい内容をお知りになりたい方は、下記からお問い合わせください。

より詳しい内容をお知りになりたい方は、以下よりお問い合わせください。

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